En un mundo tan competitivo como el actual, muchas las empresas, conscientes de las ventajas competitivas que se derivan de un sistema de gestión empresarial, se han lanzado a la búsqueda y posterior implantación de un ERP y no pocas, las que tras una gran inversión y un esfuerzo personal incalculable, han visto sucumbir un proyecto cuanto menos...ilusionante.... ¿Mala selección del software?...¿mala selección del mplantador?...¿una inadecuada planificación?...

Sobrepasando el alcance del simple proyecto tecnológico, la implementación de una solución de gestión o ERP es un proyecto empresarial cuya dirección debe recaer sobre verdaderos analistas de negocio, que a través de su prolongada experiencia, hayan adquirido un profundo conocimiento de las necesidades reales de las empresas.

Estos equipos deben evaluar y analizar minuciosamente la situación y requisitos de cada compañía, planificando, desarrollando y gestionando proyectos creativos, rentables y adaptados. Para que esto sea posible y conscientes de que el éxito de los proyectos suele depender más de la forma de implementar la solución que del propio software, es de vital importancia contar una metodología flexible y de resultados demostrados en base a un análisis exhaustivo de los requerimientos de las empresas, que será la base para localizar y diseñar la solución que mejor se adapte a sus necesidades y que además, permitirá una rápida transferencia de conocimientos alos usuarios.

Un objetivo: la puesta en marcha

Para lograr una implantación satisfactoria de un ERP es imprescindible dirigir todos los esfuerzos en una misma dirección. La mejor fórmula para conseguirlo es obtener un compromiso en el que la aportación del cliente sea tan importante como la del implantador. Partiendo de estas premisas, resulta clave el definir desde el primer momento, qué personas van a desempeñar las funciones necesarias dentro de la estructura organizativa de los proyectos de implantación del ERP. Dicha organización se debe definir en función de la complejidad y presupuesto de cada proyecto.

Fases de la Metodología:

Como ya se ha mencionado, una buena metodología de implantación será determinante para tener una garantía de "puesta en marcha" de la solución en los plazos previstos, pero además, nos permitirá definir claramente las responsabilidades de las partes implicadas y establecer las bases de un plan de acción conjunto. Para ello, resulta necesario seguir un patrón metodológico como el que se expone a continuación y que esta basado en las experiencia en mas de un centenar de proyectos de estas características.

Fase 1: Análisis y Diagnosis Esta fase consiste en la realización de un completo estudio de los procesos de negocio y de los futuros requisitos de la compañía, con el fin de redactar un documento en el que quedarán detalladas, tanto la correcta configuración de los procesos de negocio planteados, como el alcance de las funcionalidades no soportadas por la solución estándar sobre la que habrá que realizar desarrollos o configuraciones adicionales a medida. En esta fase también se depuraran los objetivos y alcance del proyecto y se preparará con más detalle el plan del proyecto.

Fase 2: Diseño y Desarrollos Específicos El objetivo de esta fase, que también se podría denominar de diseño conceptual, consiste en obtener a partir del análisis de requerimientos y de los procesos de negocio de la compañía, diseñar los procesos de negocio futuros que utilizaremos al trabajar con la solución EPR. Estas funcionalidades deberán ser documentadas en los diseños funcionales y validadas por el usuario.

Fase 3. Implantación y Puesta en Marcha En esta fase, que resulta crítica para el éxito final del proyecto, se deberán parametrizar los requerimientos y los procesos diseñados en la fase anterior. Para ello se prototipan una serie de escenarios de negocio con datos reales que deberán validar los usuarios. Además se programan los desarrollos identificados en la fase anterior, incluidos formularios, etiquetas e informes y se documentan con diseños técnicos. Por último y al igual que en la fase de Análisis y Diagnosis, resulta clave la formación de los usuarios, esta vez, sobre la "nueva" solución que nos permitirá estar en disposición de proceder a lo que comúnmente se conoce como "arrancada", donde es de vital importancia contar con un consultor especializado en la solución a implantar.

Fase 4. Explotación, Soporte y Mantenimiento Constituye la última fase de la metodología de implantación y tiene como objetivo fundamental asegurar la asimilación y correcto funcionamiento de la nueva solución. En ella se deberán realizar la correcciones de posibles incidencias y se continuara apoyando a los usuarios para una optima explotación diaria de la solución. En este sentido, el contar con un servicio Hot-Line de garantias, así como la posibilidad de asistencia vía comunicaciones asegurará la mas alta disponibilidad de la solución implantada. Y después de esta fase...¿podemos dar por concluido el proyecto?. La respuesta sería no, pues un proyecto de gestión o de implantación de un ERP no debería terminar nunca, pues todos los participantes deben tender a lo que se denomina Mejora Continua. A partir de aquí, deberemos empezar a pensar en un proyecto de Archiving, en el crecimiento de la base de datos, etc...